В BILLmanager финансовые документы формируются вручную. Это позволяет бухгалтеру гибко применять налоговые правила, соответствующие текущему законодательству.
Порядок создания финансовых документов ("сначала аванс, затем расход" или "сначала расход, затем платёж") влияет на:
- момент исчисления НДС;
- применяемую ставку НДС;
- необходимость оформления вычета.
В статье разбираются сценарии определения ставки НДС при выставлении счётов-фактур на авансовые платежи и актов выполненных работ. Описаны случаи, когда дата авансового платежа и дата оказания услуги:
- относятся к одному налоговому периоду;
- попадают в разные налоговые периоды.
Подготовка к выполнению сценариев
Перед выполнением любого сценария:
- Настройте корректные ставки НДС по периодам. Подробнее см. статью Установка ставки НДС для УСН.
- Сверьтесь с актуальной редакцией методических редакций ФНС.
Сценарий 1. Авансовый платёж создан до расхода
Во всех вариантах сценария клиент сначала пополняет баланс через авансовый платёж, а затем расходует средства через заказ услуг.
Вариант 1. Платёж и расход в разных кварталах с изменением ставки НДС
Клиент пополнил баланс 20.12.2025 г. на 100 рублей (ставка НДС 20%). 02.01.2026 г. он заказал и оплатил услугу на 100 рублей со счёта. Созданный расход привязался к авансовому платежу. Ставка НДС для провайдера изменилась в новом квартале с 20% до 22%.
В интерфейсе платформы:
- Сформируйте счёт-фактуру по авансу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Платежи → выберите авансовый платёж от 20.12.2025 г.
- Нажмите кнопку Счёт-фактура → нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана расчётная ставка 20/120 (соответствует дате платежа), выберите строку с платежом, для которого был создан счёт-фактура → нажмите Скачать.
- Если необходимо изменить счёт-фактуру, перейдите в раздел Финансы → Счета-фактуры → выберите счёт-фактуру → Изменить. Подробнее см. статью Счета-фактуры.
- Сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 02.01.2026 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Предварительный".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана ставка НДС 22% (соответствует дате расхода), выберите акт выполненных работ, который создан для расхода → нажмите Скачать.
- Если НДС указан верно, выберите акт → нажмите Изменить → измените Статус счёта-фактуры на Создан → нажмите Ок.
- Оформите вычет по НДС в системе бухгалтерского учёта, интегрированной с BILLmanager.
Вариант 2. Несколько платежей в разных кварталах, один расход
Клиент пополнил баланс 15.12.2025 г. на 50 рублей (ставка НДС 20%) и 02.01.2026 г. ещё на 50 рублей (ставка НДС 22%). В платформе были созданы два авансовых платежа. 03.01.2026 г. клиент заказал услугу на 100 рублей, оплатив её со счёта. Расход привязался к обоим платежам.
В интерфейсе платформы:
- Сформируйте счёт-фактуру по авансу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Платежи → выберите авансовый платёж от 15.12.2025 г.
- Нажмите кнопку Счёт-фактура → нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана расчётная ставка 20/120 (соответствует дате платежа), выберите строку с платежом, для которого был создан счёт-фактура → нажмите Скачать.
- Если необходимо изменить счёт-фактуру, перейдите в раздел Финансы → Счета-фактуры → выберите счёт-фактуру → Изменить. Подробнее см. статью Счета-фактуры.
- Если необходимо создать счёт-фактуру для платежа от 02.01.2026 г., повторите предыдущий шаг. Ставка НДС 22% подставится из платежа.
- Сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 03.01.2026 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Предварительный".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана ставка НДС 22% (соответствует дате расхода), выберите акт выполненных работ, который создан для расхода → нажмите Скачать.
- Если НДС указан верно, выберите акт → нажмите Изменить → измените Статус счёта-фактуры на Создан → нажмите Ок.
- Оформите вычет по НДС в системе бухгалтерского учёта, интегрированной с BILLmanager.
Вариант 3: Платёж и расход в одном квартале (ставка не менялась)
Клиент пополнил баланс 20.11.2025 г. на 100 рублей и 02.12.2025 г. заказал услугу на эту сумму. Ставка НДС в квартале — 20%.
В интерфейсе платформы возможно реализовать оба варианта.
Чтобы создать только акт выполненных работ, в который попадёт расход:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 02.12.2025 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Создан".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
Чтобы создать и счёт-фактуру, и акт выполненных работ:
- Сформируйте счёт-фактуру по авансу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Платежи → выберите авансовый платёж от 20.11.2025 г.
- Нажмите кнопку Счёт-фактура → нажмите Ок.
- В счёт-фактуру подставится ставка НДС 20% из платежа. Чтобы убедиться, выберите строку с платежом, для которого был создан счёт-фактура → нажмите Скачать. Подробнее см. статью Счета-фактуры.
- Сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 02.12.2025 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Создан".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
- Оформите вычет по НДС в системе бухгалтерского учёта, интегрированной с BILLmanager.
Ставка НДС 20% определяется на дату создания расхода. Такая ставка автоматически подставится в акт выполненных работ за декабрь 2025 года, даже если он фактически будет сгенерирован в начале 2026 года.
Вариант 4: Платёж и расход в разных кварталах (специальная ставка НДС без изменений)
Клиент пополнил баланс 11.12.2025 г. на сумму 100 рублей, по итогу операции был создан авансовый платёж. 11.01.2026 г. он заказал и оплатил услугу на 100 рублей со счёта. Созданный расход привязался к авансовому платежу. Ставка НДС для провайдера в обоих кварталах 7%.
В интерфейсе платформы:
- Сформируйте счёт-фактуру по авансу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Платежи → выберите авансовый платёж от 11.12.2025 г.
- Нажмите кнопку Счёт-фактура → нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана расчётная ставка 7/107 (соответствует дате платежа), выберите строку с платежом, для которого был создан счёт-фактура → нажмите Скачать.
- Если необходимо изменить счёт-фактуру, перейдите в раздел Финансы → Счета-фактуры → выберите счёт-фактуру → Изменить. Подробнее см. статью Счета-фактуры.
- Сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 11.01.2026 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Предварительный".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
- Чтобы убедиться, что в документе указана ставка НДС 7% (соответствует дате расхода), выберите акт выполненных работ, который создан для расхода → нажмите Скачать.
- Если НДС указан верно, выберите акт → нажмите Изменить → измените Статус счёта-фактуры на Создан → нажмите Ок.
- Оформите вычет по НДС в системе бухгалтерского учёта, интегрированной с BILLmanager.
Сценарий 2. Расход создан до платежа
Во всех вариантах сценария клиент сначала получает услугу и создаёт расход (долг), а затем погашает его платежом.
Вариант 1. Расход и платёж в разных кварталах с изменением ставки НДС
Клиент заказал услугу 20.12.2025 г. на 100 рублей в кредит, по итогу операции был создан расход. В следующем квартале 02.01.2026 г. клиент пополнил баланс на 100 рублей. В BILLmanager создался платёж на 100 рублей и автоматически был привязан к ранее созданному расходу. Ставка НДС для провайдера изменилась в новом квартале с 20% до 22%.
В интерфейсе платформы сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 02.01.2026 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Создан".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
Ставка НДС 20% определяется на дату создания расхода. Такая ставка автоматически подставится в акт выполненных работ за декабрь 2025 года, даже если он фактически будет сгенерирован в начале 2026 года. Счёт-фактуру на платёж от 02.01.2026 г. создавать не нужно.
Вариант 2. Расход и платёж в разных кварталах (ставка НДС без изменений)
Клиент заказал услугу 20.12.2025 г. на 100 рублей в кредит, по итогу операции был создан расход. В следующем квартале 02.01.2026 г. клиент пополнил баланс на 100 рублей. В BILLmanager создался платёж на 100 рублей, и автоматически был привязан к ранее созданному расходу. Ставка НДС для провайдера в обоих кварталах 7%.
В интерфейсе платформы сформируйте акт выполненных работ по расходу:
- В главном меню перейдите в раздел Финансы → Акты вып. работ → выберите расход от 02.01.2026 г. → Создать.
- Укажите Статус: "Создан".
- Настройте остальные параметры акта. Подробнее см. статью Акт выполненных работ.
- Нажмите Ок.
Ставка НДС 7% определяется на дату создания расхода. Такая ставка автоматически подставится в акт выполненных работ за декабрь 2025 года, даже если он фактически будет сгенерирован в начале 2026 года. Счёт-фактуру на платёж от 02.01.2026 г. создавать не нужно.
Связанные статьи: