Акт выполненных работ

BILLmanager имеет функцию создания актов выполненных работ. Каждый акт отражает какое количество средств потратил клиент и на какие услуги. 

Акт может быть создан на основании:

• Оплаченных (закрытых платежом) расходов клиента. Создание актов провайдер запускает вручную. 
• Авансовых платежей клиента. Акты создаются автоматически, после зачисления каждого авансового платежа. 

Провайдер может указать тип генерации актов для всех плательщиков по умолчанию: Провайдер → Глобальные настройки → блок Работа с плательщиками → поле Тип генерации актов. 

Также, провайдер имеет возможность указать отдельный тип генерации актов для каждого плательщика: Клиенты → Плательщики → Изменить → поле Тип генерации актов:

Доступно четыре способа генерации:

• По расходам после оплаты — акты создаются на основе оплаченных расходов. Если в системе есть частично оплаченные расходы, то акт будет создан только на оплаченную часть; 
• Автоматически по авансовым платежам — акты создаются автоматически, после зачисления каждого авансового платежа; 
• По неоплаченным расходам — акты создаются на основе неоплаченных расходов. Если в системе есть частично оплаченные расходы, то будет создано два акта: по одному на оплаченную и неоплаченную части расхода. Если у клиента несколько плательщиков, то акт будет создан для плательщика с наименьшим идентификатором (кодом); 
• По неоплаченным и оплаченным расходам — акты создаются на основе оплаченных и неоплаченных расходов. Если в системе есть частично оплаченные расходы, то будет создан один акт на полную сумму расхода. 

Чтобы сформировать акт выполненных работ, необходимо обеспечить следующие условия:

• в настройках компании должен быть выбран шаблон акта. Провайдер → Компании → Изменить → блок Настройки печати документов → поле Шаблон акта;
• метод оплаты должен быть подключен к компании. Провайдер → Методы оплаты → Компании; 
• в настройках компании должны быть заполнены все поля; 
• для страны должно быть включено использование актов выполненных работ. Справочники → Страны → Изменить → поле Типы документов. 

По расходам

Акты выполненных работ генерируются по оплаченным или неоплаченным расходам. Если расход оплачен частично, то в документ попадет только оплаченная часть. Наименование услуг в акте формируется на основе названия расхода. 

Акты на основе расходов провайдеру необходимо генерировать вручную. Как правило, это делается в первый день месяца. Генерация актов запускается в разделе Финансы → Акты вып. работ → Создать:

• Статус — статус создаваемых актов. Может принимать два значения:
  • Предварительный — промежуточный акт выполненных работ. Такие акты доступны только провайдеру; 
  • Создан — конечный акт выполненных работ. Такие акты доступны как провайдеру, так и клиенту. 
• Компания — компания, для которой будут сгенерированы акты выполненных работ;
• Плательщики — конкретный плательщик или группа плательщиков, для которых необходимо создать документы;
• Тип плательщика — типы плательщиков, для которых будет сгенерированы акты выполненных работ;
• Дата акта — дата выставления акта выполненных работ;
• Период создания акта (расходы с/по дату) — промежуток времени, за который необходимо сгенерировать акты. Все расходы, попадающие в этот период, будут включены в акты выполненных работ. Расходы, закрытые актом, повторно в документ не включаются. В качестве периода генерации актов рекомендуется указывать последние несколько (2 или 3) месяцев;
• Группировка позиций актов — вариант суммирования позиций акта. Возможные варианты:
  • по умолчанию — суммируются и объединяются данные по дополнениям тарифных планов, у которых включена соответствующая опция;
  • суммировать списания по статистике — суммируются и объединяются значения параметров по каждой услуге за весь период, по которому формируется акт выполненных работ. Применяется к дополнениям с типом учёта "На основе статистики";
  • суммировать списания по услуге — все списания по услуге за выбранный период генерации актов суммируются и объединяются в одну позицию.

Разбивание расходов

Когда клиент заказывает услугу на несколько месяцев, он оплачивает сразу весь период, соответственно, в системе создается один расход. Это может быть неудобно провайдеру с точки зрения ведения бухгалтерии — требуется не один акт за весь период действия услуги, а несколько помесячных актов. Для таких ситуаций, в BILLmanager есть опция Разбивать расходы по месяцам. Она активируется отдельно для каждого типа продуктов: Продукты → Типы продуктов → Изменить → поле Разбивать расходы по месяцам:

Каждый расход имеет две даты: фактическая дата списания средств и дата оказания услуги. Когда данная опция активна, при покупке или продлении услуги более чем на 1 месяц, формируется несколько расходов, у которых фактическая дата совпадает, а дата оказания услуги отличается. Акты выполненных работ генерируются по дате оказания услуги. 

По авансовым платежам

Такие акты автоматически выписываются после зачисления платежа. В качестве описания работ используется назначение платежа. Подробнее см. в статье Авансовый платёж.

Акты корректировки

Если цена на услуги снизилась, то вы можете создать акты корректировки выполненных работ.

Условия создания актов корректировки:

• могут быть созданы на основании акта выполненных работ, который находится в любом статусе, кроме "Предварительный";
• для одного акта выполненных работ может быть создано несколько корректировок как на одну, так и на разные позиции из акта.

Чтобы создать акты корректировки:

1. Перейдите в Акты выполненных работ → выберите акт выполненных работ → кнопка Подробно.
2. Выберите позицию из акта → кнопка Создать корректировку.
3. Заполните поля:
   • Дата — укажите дату выставления акта;
   • Новая сумма — введите сумму после уменьшения стоимости.
4. Нажмите Ок.

Акты корректировки будут добавлены в таблицу актов выполненных работ. Акты корректировки нумеруются отдельно от актов выполненных работ и имеют приставку "корр".